Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy na usługę opieki Maintenance i opieki serwisowowej dla oprogramowania SIMPLE.ERP na okres 12 miesięcy dla wszystkich użytkowników
Ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy na usługę opieki Maintenance i opieki serwisowowej dla oprogramowania SIMPLE.ERP na okres 12 miesięcy dla wszystkich użytkowników
I. ZAMAWIAJĄCY
Sieć Badawcza Łukasiewicz
Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP
Al. Jerozolimskie 202
02-486 Warszawa
II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez okres 12 miesięcy usług opieki serwisowej oraz utrzymaniowej (Maintenance) dla użytkowanego przez Zamawiającego oprogramowania SIMPLE.ERP, obejmującego wszystkie użytkowane moduły oraz wdrożone modyfikacje.
Okres świadczenia usług: od 30.09.2026 r. do 29.09.2027 r.
System SIMPLE.ERP jest użytkowany przez Zamawiającego dla 23 jednoczesnych operatorów.
Zakres zamówienia obejmuje:
· Opiekę Maintenance (Gwarancję), zapewniającą w szczególności dostęp do nowych wersji oprogramowania, nowych funkcjonalności, aktualizacji, poprawek błędów oraz aktualizacji wynikających ze zmian przepisów prawa.
· Opiekę Serwisową, obejmującą pomoc w przypadku wystąpienia problemów lub nieprawidłowości w działaniu użytkowanego systemu SIMPLE.ERP, w tym zdalną pomoc serwisową i usuwanie usterek.
III. ZAKRES UŻYTKOWANEGO OPROGRAMOWANIA
1. Podstawowy zakres systemu – 23 jednoczesnych operatorów
1. SIMPLE.ERP – ePIT (Podpis Elektroniczny)
2. SIMPLE.ERP – FK (Finanse Księgowość)
3. SIMPLE.ERP – HRPPK (Pracownicze Plany Kapitałowe)
4. SIMPLE.ERP – INFO (Biblioteka Funkcji SIMPLE.ERP dla MS Excel)
5. SIMPLE.ERP – JPK (Jednolity Plik Kontrolny)
6. SIMPLE.ERP – MT (Majątek Trwały)
7. SIMPLE.ERP – OT (Obrót Towarowy)
8. SIMPLE.ERP – PER (Kadry i Płace)
9. SIMPLE.ERP – PER_TRYBCICHY (Tryb cichy kompletacji list płac)
10. SIMPLE.ERP – PER_WIELPRZEL (Wielowątkowe przeliczanie list płac w tle)
11. SIMPLE.ERP – SPR_VAT (Sprawdzenie VAT)
12. Modyfikacje systemu SIMPLE.ERP – wdrożone do dnia podpisania umowy.
2. Dodatkowe moduły i integracje
13. SIMPLE.ERP – JPK.ANALIZ_KR_PD
14. SIMPLE.ERP – JPK.ANALIZ_ST_KR
15. SIMPLE.ERP – KSEF (Dokumenty KSEF)
16. SIMPLE.ERP – eZLA (eZwolnienia)
17. Integracja RCP
18. Integracja eB2B
IV. ZAKRES OPIEKI MAINTENANCE
· dostarczanie nowych wersji oprogramowania SIMPLE.ERP;
· udostępnianie nowych funkcjonalności systemu;
· udostępnianie poprawek błędów wykrytych w oprogramowaniu;
· udostępnianie aktualizacji wynikających ze zmian przepisów prawa;
· zapewnienie dostępu do aktualnych wersji oprogramowania w okresie obowiązywania umowy;
· utrzymanie prawidłowego działania objętych opieką modułów systemu.
V. ZAKRES OPIEKI SERWISOWEJ
· przyjmowanie zgłoszeń dotyczących nieprawidłowego działania systemu;
· analizę zgłoszonych problemów;
· zdalną diagnostykę systemu;
· udzielanie konsultacji i pomocy użytkownikom;
· usuwanie usterek w funkcjonowaniu oprogramowania;
· wsparcie w zakresie objętych zamówieniem modułów SIMPLE.ERP;
· wsparcie dotyczące objętych zamówieniem integracji systemowych.
VI. Podmiot, któremu Zamawiający zamierza powierzyć realizację zamówienia:
Simple SA
ul. Bronisława Czecha 49/51
04-555 Warszawa
VII. WARUNKI REALIZACJI USŁUG
Wykonawca zapewni możliwość realizacji zdalnej pomocy serwisowej poprzez dostęp do eksploatowanego przez Zamawiającego systemu.
Zamawiający zapewni Wykonawcy, w zakresie niezbędnym do realizacji usług, dostęp do systemu za pośrednictwem odpowiednich środków komunikacji zdalnej.
Do realizacji zdalnej pomocy może być wykorzystywane oprogramowanie komunikacyjne, np. RDC, VNC itp.
VIII. ZŁOŻENIE OFERTY PRZEZ WYKONAWCÓW
W przypadku gdy inny Wykonawca jest w stanie zaoferować przedmiot zamówienia spełniający minimalne wymagania Zamawiającego określone w niniejszym Ogłoszeniu, prosimy w terminie do dnia 22.09.2026 r. do godziny 10:00 przesłać informację o tym wraz z ofertą. Oferta zawierająca dokumentację potwierdzającą spełnianie przez oferowany produkt wszystkich wymagań Zamawiającego oraz terminów dostawy powinna zostać złożona na adres email: piotr.ryszawa@piap.lukasiewicz.gov.pl oraz kzp@piap.pl
IX. OKRES REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Usługa będzie świadczona przez okres 12 miesięcy, tj. od dnia 30 września 2026 r. do dnia 29 września 2027 r.
X. LICZBA UŻYTKOWNIKÓW
Opieka obejmuje system SIMPLE.ERP wykorzystywany przez Zamawiającego dla 23 jednoczesnych operatorów SIMPLE.ERP.
XI. WYMAGANIA WOBEC WYKONAWCY
· posiadać uprawnienia do świadczenia usług związanych z oprogramowaniem SIMPLE.ERP;
· zapewnić dostęp do aktualizacji i nowych wersji oprogramowania w zakresie objętym Opieką Maintenance;
· zapewnić obsługę zgłoszeń serwisowych dotyczących użytkowanego systemu;
· zapewnić możliwość świadczenia pomocy zdalnej;
· zapewnić usuwanie błędów i usterek oprogramowania w ramach Opieki Serwisowej;
· zapewnić wsparcie w zakresie wszystkich modułów i integracji wskazanych w niniejszym OPZ.
XII. SPOSÓB KALKULACJI CENY
Wykonawca zobowiązany jest przedstawić cenę za świadczenie usługi przez pełny okres 12 miesięcy, z uwzględnieniem wszystkich elementów wskazanych w niniejszym OPZ.
Wykonawca powinien podać cenę netto, wartość podatku VAT oraz cenę brutto.
XIII. DODATKOWE KONSULTACJE
Usługi wynikające z błędnego działania użytkowników systemu, które nie są objęte pakietem Opieki Serwisowej, mogą być rozliczane odrębnie na zasadach określonych przez Wykonawcę.
Ewentualne usługi dodatkowe będą realizowane na podstawie odrębnego zlecenia Zamawiającego.
XIV. WARUNKI REALIZACJI I DOKUMENTY
Szczegółowe zasady świadczenia usług, w tym sposób zgłaszania problemów, zakres odpowiedzialności Wykonawcy oraz sposób realizacji usług serwisowych i Maintenance, powinny być zgodne z dokumentami producenta SIMPLE S.A., w szczególności z Podstawowymi Warunkami Gwarancyjnymi/Maintenance (PWG) oraz Podstawowymi Warunkami Serwisowymi (PWS).
XV. DODATKOWE INFORMACJE
Dodatkowych informacji odnośnie przedmiotu zamówienia udziela Piotr Ryszawa pod adresem email: piotr.ryszawa@piap.lukasiewicz.gov.pl
XVI. INNE POSTANOWIENIA
1. Od rozstrzygnięcia niniejszego postępowania (wyboru oferty, odrzucenia oferty, unieważnienia postępowania) nie przysługuje odwołanie.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert, odwołania postępowania bądź jego unieważnienia w całości lub w części bez podania przyczyny.
3. Rozliczenie zostanie dokonane w PLN, z zastrzeżeniem, że zgodę na rozliczenie w innej walucie musi wyrazić Zamawiający.
XVII. INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
· administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz - Przemysłowy Instytut Automatyki i Pomiarów PIAP, Al. Jerozolimskie 202, 02 – 486 Warszawa;
· z inspektorem danych osobowych można skontaktować się pisząc na adres email rodo@piap.lukasiewicz.gov.pl
§ Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia prowadzonym w trybie zapytanie ofertowego;
§ odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018), dalej „ustawa Pzp”;
§ Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
§ obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
§ w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
§ posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
§ nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.