ZO.08/10/2023 Wdrożenie platformy do e-doręczeń

Raportowanie i analizy

Moduł Raportów umożliwia wygenerowanie przez uprawnionych użytkowników predefiniowanych raportów systemowych w oparciu o dane zgromadzone w poszczególnych modułach funkcjonalnych systemu. Szczegółowa lista oraz zakres raportów zostaną określone w trybie roboczym podczas wdrożenia.

System musi zapewnić dostępność raportów dla rejestrowanych w nim danych

System musi umożliwić definiowanie nowych raportów/zestawień

Obieg dokumentów

Funkcja powinna umożliwiać przeprowadzenie obiegu dokumentów w organizacji poprzez utworzenie spraw oraz zadań wraz z ich akceptacją

System musi posiadać funkcję „Pulpitu” który pozwoli na generowanie informacji o sprawach oraz zadaniach oczekujących na procesowanie z podziałem na okresy, w których sprawy i zadania mają zostać wykonane.

System w funkcji „Pulpitu” musi generować wykresy obrazujące ilość zadań użytkownika „W trakcie procesowania”, Zakończonych”, „Anulowanych”

System w funkcji „Pulpit” musi generować wykres obrazujący ilość spraw i zadań użytkownika z podziałem na typy

System musi umożliwić generowanie spraw oraz zadań

System musi umożliwić utworzenie spraw z przypisanymi zadaniami, utworzenie zadań bez przypisanej sprawy lub powiązanie zadania ze sprawą

System musi umożliwić definiowanie typu spraw

System musi umożliwić określenie planowanej daty realizacji sprawy oraz określenie w/w daty na podstawie wybranego typu sprawy

1. 10.  

System musi umożliwić podanie nazwy sprawy i opisu sprawy

1. 11.  

System musi umożliwić dodanie załącznika do sprawy oraz późniejsze ich zarządzanie

1. 12.  

System musi umożliwić edycję utworzonej sprawy

1. 13.  

System musi umożliwić określenie daty rozpoczęcia realizacji sprawy oraz zakończenie realizacji sprawy

1. 14.  

System musi umożliwić przypisanie realizatorów do sprawy

1. 15.  

System musi umożliwić przypisanie obserwatorów do sprawy

1. 16.  

System musi posiadać odrębny panel dla obserwatorów spraw

1. 17.  

System musi umożliwić komentowanie sprawy

1. 18.  

System musi umożliwić wyświetlenie dziennika aktywności z informacjami jakie akcje były wykonywane w sprawie

1. 19.  

System musi umożliwić wyświetlenie listy zadań przypisanych do sprawy

1. 20.  

System musi umożliwić wygenerowanie wykresu z datami realizacji zadania: Planowany czas realizacji sprawy, Rzeczywisty czas realizacji sprawy, Planowany czas realizacji przypisanych zadań, Rzeczywisty czas realizacji przypisanych zadań

1. 21.  

System musi umożliwić wygenerowanie dokumentu PDF sprawy który będzie zawierał dane sprawy oraz dane wszystkich zadań przypisanych do sprawy

1. 22.  

System musi umożliwić generowanie raportu z listy spraw

1. 23.  

System musi liczyć postęp realizacji zadań przypisanych do sprawy

1. 24.  

System musi umożliwić utworzenie zadania

1. 25.  

System musi umożliwić definiowanie typu zadania

1. 26.  

System musi umożliwić oznaczenie typu zadania, w którym wymagany jest podpis elektroniczny

1. 27.  

System musi umożliwić określenie planowanej daty realizacji sprawy oraz określenie tej daty na podstawie wybranego typu zadania

1. 28.  

System musi umożliwić podanie nazwy zadania i opisu zadania

1. 29.  

System musi umożliwić oznaczenie zadania, w którym jest wymagany podpis elektroniczny

1. 30.  

System musi wymagać dodania załącznika do zadania oraz późniejsze zarządzanie tymi załącznikami

1. 31.  

System musi umożliwić edycję utworzonego zadania

1. 32.  

System musi umożliwić określenie daty rozpoczęcia realizacji zadania oraz zakończenie realizacji zadania

1. 33.  

System musi umożliwić przypisanie realizatorów do zadania

1. 34.  

System musi umożliwić przypisanie obserwatorów do zadania

1. 35.  

System musi posiadać odrębny panel dla obserwatorów zadań

1. 36.  

System musi umożliwić komentowanie zadania

1. 37.  

System musi umożliwić wyświetlenie dziennika aktywności z informacjami jakie akcje były wykonywane w zadaniu

1. 38.  

System musi umożliwić wyświetlenie sprawy, do której przypisane jest zadanie

1. 39.  

System musi umożliwić wygenerowanie dokumentu PDF zadania, który będzie zawierał dane zadania wraz z historią akceptacji

1. 40.  

System musi umożliwić generowanie raportu z listy zadań

1. 41.  

System musi umożliwić wysłanie zadania do akceptacji

1. 42.  

System musi umożliwić definiowanie ścieżek akceptacji indywidualnie dla każdego zadania i generowania ścieżki akceptacji zadania automatycznie na podstawie wcześniej przygotowanych szablonów

1. 43.  

System musi umożliwić edycje ścieżek akceptacji zadania, które oczekuje na akceptacje

1. 44.  

System musi posiadać możliwość wyświetlenie aktualnej ścieżki akceptacji zadania

1. 45.  

System musi posiadać możliwość wyświetlenia historii akceptacji zadania

1. 46.  

System musi posiadać możliwość wycofania zadania z akceptacji przez uprawnionego użytkownika

1. 47.  

System musi posiadać mechanizm pozwalający na przesłanie przypomnienia o akceptacji do użytkownika, u którego zadania oczekuje na akceptacje

1. 48.  

System musi posiadać odrębny moduł do zarządzania akceptacjami przesłanymi do użytkowników

1. 49.  

System musi posiadać odrębny moduł do akceptacji zadań

1. 50.  

System musi posiadać odrębny moduł do sprawdzenia archiwalnych akceptacji użytkownika

1. 51.  

System musi umożliwiać zdefiniowania raportów dla modułu „Obieg dokumentów”

Korespondencja

Moduł musi umożliwiać rejestracje korespondencji wychodzącej oraz przychodzącej jak również umożliwia pobieranie dokumentów z platformy „edoręczenia”

1. 52.  

Moduł musi być zintegrowany z platformą e-doręczenia, która zostanie wprowadzona 10.12.2023

1. 53.  

System musi umożliwić rejestracje korespondencji wychodzącej

1. 54.  

System podczas rejestracji korespondencji wychodzącej musi umożliwić wgranie skanu korespondencji lub dodać dokument bez skanu

1. 55.  

System musi umożliwić wskazanie osoby wysyłającej przy korespondencji wychodzącej

1. 56.  

System musi umożliwić wypełnienie podstawowych danych korespondencji wychodzącej

1. 57.  

System musi umożliwić oznaczenie korespondencji wychodzącej jako „Pismo z potwierdzenie odbioru”

1. 58.  

System musi umożliwić dodanie komentarzy do korespondencji wychodzącej

1. 59.  

System musi umożliwić dodanie załączników do korespondencji wychodzącej

1. 60.  

System musi umożliwić wskazanie obserwatorów do korespondencji wychodzącej

1. 61.  

System musi umożliwić skierowanie korespondencji wychodzącej do akceptacji

1. 62.  

System musi posiadać odrębny moduł do akceptacji korespondencji wychodzącej

1. 63.  

System musi posiadać odrębny moduł dla historii akceptacji korespondencji wychodzącej

1. 64.  

System musi umożliwić powiązanie korespondencji wychodzącej z inną korespondencją wychodzącą lub korespondencją przychodzącą

1. 65.  

System musi umożliwić import korespondencji wychodzącej

1. 66.  

System musi umożliwić wygenerowanie raportu z listą korespondencji wychodzącej

1. 67.  

System musi umożliwić określenie statusu korespondencji wychodzącej

1. 68.  

System musi umożliwić rejestracje korespondencji przychodzącej

1. 69.  

System musi umożliwić rejestrację korespondencji przychodzącej za pomocą importu dokumentu z Serwera FTP/SFTP

1. 70.  

System podczas rejestracji korespondencji przychodzącej musi umożliwić wgranie skanu korespondencji lub dodać dokument bez skanu

1. 71.  

System musi umożliwić wskazanie osoby odbierającej przy korespondencji przychodzącej

1. 72.  

System musi umożliwić wypełnienie podstawowych danych korespondencji przychodzącej

1. 73.  

System musi umożliwić dodanie komentarzy do korespondencji przychodzącej

1. 74.  

System musi umożliwić dodanie załączników do korespondencji przychodzącej

1. 75.  

System musi umożliwić wskazanie obserwatorów do korespondencji przychodzącej

1. 76.  

System musi posiadać moduł, w którym zostanie wydzielona korespondencja przychodząca dla przypisanych użytkowników

1. 77.  

System musi umożliwić skierowanie korespondencji przychodzącej do akceptacji

1. 78.  

System musi posiadać odrębny moduł do akceptacji korespondencji przychodzącej

1. 79.  

System musi posiadać odrębny moduł dla historii akceptacji korespondencji przychodzącej

1. 80.  

System musi umożliwić powiązanie korespondencji przychodzącej z inną korespondencją przychodzącą lub korespondencją wychodzącą

1. 81.  

System musi umożliwić wygenerowanie raportu z listą korespondencji wychodzącej

1. 82.  

System musi umożliwić określenie statusu korespondencji przychodzącej

1. 83.  

System musi umożliwić zarządzanie listą z rodzajami korespondencji przychodzącej

1. 84.  

System musi posiadać log zmian dla korespondencji wychodzącej i przychodzącej, dla każdego dokumentu odrębnie

1. 85.  

Moduł Korespondencji musi mieć własną bazę kontaktów które wykorzystywane są dla korespondencji wychodzącej i przychodzącej

1. 86.  

System musi posiadać rozbicie na różne rodzaje kontaktów takie jak np. firma, osoba fizyczna

Administracja

Moduł administracji i konfiguracji pozwala na zarządzanie przez Zamawiającego użytkownikami i ich uprawnieniami w systemie, jednostkami organizacyjnymi oraz konfigurację scenariuszy ścieżek akceptacji. Dostęp do ww. funkcji uzależniony jest od posiadania uprawnień administracyjnych w Systemie.

1. 87.  

System musi umożliwić administratorom definiowanie i modyfikacje różnych i wielopoziomowych ścieżek akceptacji – cofanie/przyspieszanie i zmiany w czasie trwającego procesu akceptacji

1. 88.  

Budowanie workflow powinno odbywać się za pomocą interface www

1. 89.  

System musi umożliwić definiowanie ścieżek decyzyjnych z poziomu www

1. 90.  

System musi umożliwić definiowanie ścieżek decyzyjnych w oparciu o różne strategie i różne warunki brzegowe z poziomu www (rodzaj wniosku, kwota,)

1. 91.  

System musi umożliwić administrowanie strukturą organizacyjną spółki za pomocą www

1. 92.  

System musi umożliwić administrowanie użytkownikami

1. 93.  

System musi umożliwić nadawanie uprawnień pojedynczemu użytkownikowi jak i grupie użytkowników

1. 94.  

System musi umożliwić zarządzanie rolami/profilami/ grupami użytkowników

1. 95.  

System musi umożliwić dowolne zarządzanie dostępem do modułów systemu poprzez uprawnienia nadane użytkownikowi.

1. 96.  

System musi zapewnić interfejs graficzny do definiowania uprawnień dla użytkowników i grup użytkowników.

1. 97.  

System zapewnia definiowanie i modyfikowanie wzorców komisji

1. 98.  

System musi zapewnić administratorom możliwość zarządzania wszelkimi dokumentami (plany, wnioski, postępowania, baza wykonawców, asortymenty, kategorie zakupowe, użytkownicy, umowy)

1. 99.  

System musi zapewnić zarządzanie aukcjami elektronicznymi

System umożliwia zarządzanie systemem wewnętrznej komunikacji w systemie zakupowym (forum)

System umożliwia zarządzanie wewnętrznych i zewnętrznym elektronicznym biuletynem (newsletter)

System umożliwia zarządzanie portalem Wykonawcy (strefa publiczna) oraz zakładką pomoc dla wykonawców i użytkowników wewnętrznych

System umożliwia zarządzanie modułem raportowania i analiz

Wymagania wydajnościowe i ilościowe

System realizować będzie opisane w specyfikacji funkcje biznesowe dla Zamawiającego. Jednocześnie z systemu korzystać będzie wielu użytkowników, pracujących w dodatkowych modułach aplikacyjnych.

System umożliwia:

1. Obsługę co najmniej 150 aktywnych użytkowników

1. Obsługę jednoczesnej pracy 50 użytkowników

Integracja z systemami zewnętrznymi

System umożliwia integrację dwukierunkową z szyną danych w trybie online za pomocą WebService w zakresie:

System musi umożliwiać podłączenie do zewnętrznego serwera pocztowego w celu zapewnienia automatycznej obsługi wysyłania powiadomień e-mail przez system do użytkowników Zamawiającego i użytkowników dostawców.

Ogólne

System musi zapewniać niezależną numerację każdego rodzaju dokumentu. Sposób numeracji będzie podany przez zamawiającego w trybie roboczym. Wymaganie dotyczy, planów, zamówień, wniosków zakupowych, wniosków przetargowych, postępowań, umów, dostawców.

System musi umożliwiać szybkie odszukiwanie, przeglądanie, drukowanie i eksportowanie danych.

System musi być podzielony na część wewnętrzną niedostępną dla oferentów i część zewnętrzną (obsługa postępowań).

System musi umożliwiać definiowanie własnych słowników (list wartości), przy spełnionym założeniu, że czynności definiowania słowników będzie mógł wykonywać tylko użytkownik o odpowiednio szerokich uprawnieniach (Administrator systemu)

System musi umożliwiać dowolne budowanie ról za pomocą interface www gdzie każda opcja w systemie może być przydzielana lub zabrana roli. Jeden użytkownik może posiadać kilka ról.

System musi umożliwiać pracę w zastępstwie wraz z obsługą eskalacji zajęcia się sprawą z możliwym wykonaniem przez przełożonego.

System musi zapewnić dostęp dla użytkowników końcowych bez konieczności instalacji dodatkowych komponentów na stacji roboczej. Wymagany jest dostęp za pomocą dowolnej przeglądarki WWW.

System musi posiadać Interfejs Użytkownika w języku polskim i angielskim

System na wszystkich podstronach (Zamawiającego i Wykonawcy) musi być dostosowany do wizualizacji graficznej Zamawiającego

System musi wspierać i obsługuje dane w międzynarodowych formatach np. UTF-8

System musi przechowywać dane cyfrowe w dowolnym formacie edytowalne (tekstowe) i nieedytowalne (skany) możliwe do odczytania dla zamawiającego. Najczęstsze formaty to: xls, xlsx, csv, html, word, txt, cad, pdf, xml

System musi obsługiwać eksport wybranych danych zarejestrowanych w bazie danych systemu (w konfigurowalnym formacie) do plików tekstowych (dane alfanumeryczne) zlokalizowanych na lokalnym komputerze użytkownika.

System musi obsługiwać import danych z poziomu użytkownika systemu. Importowane dane edytowalne/nieedytowalne.

System musi umożliwiać jego instalację na środowisku wirtualnym wydzielonym/wskazanym przez Zamawiającego.

Komunikacja z systemem powinna być realizowana za pomocą szyfrowanych protokołów i środowisk wymiany danych: ssl, https, sftp, vpn, soap

System musi spełniać standardy zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO): zarządzanie hasłami, rejestracja wszelkich zmian dokonywanych przez użytkowników etc.

System musi być skalowalny.